テレワークによってコミュニケーションが希薄になってしまい、部下の仕事の進捗が分からない、部下がさぼっているのではないか、そういえば最近部下からの相談がないと感じる、といった上司のみなさんも多いのではないでしょうか。そんなときに取り入れたいのが「1on1ミーティング」です。部下の課題や困りごとを整理して部下の成長につなげるためのコミュニケーション手法です。
1on1ミーティングとは？
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で対話をおこなうこと面談のことです。期初におこなう部下の「目標管理面談」や設定した目標に対してどんな進捗かを期の途中で整理する「中間面談」、目標管理の評価について結果や今後の課題を伝える「評価面談」なども1対1の面談ではありますが、1on1ミーティングとはその目的ややり方に違いがあります。
目標管理に関する面談は考課期間の最初や中間、評価が出てからなど、四半期や半期に1回といったペースでおこなわれます。それに対し1on1ミーティングは週1回～月1回程度の開催頻度が一般的です。
1on1ミーティングの目的
1on1ミーティングはきめ細かく部下とコミュニケーションを取ることで部下の成長を促すことが大きな目的です。期や年間の目標という大きな目標ではなく日常の仕事における小さな課題や困りごとについて上司と話し合うことで部下の具体的な行動をうながし成長につなげるための面談なのです。
面談で部下の現状の困りごとや悩みを傾聴し部下が最大のパフォーマンスを発揮できるようにするための時間です。対話を重ねることで困りごとを改善するための具体的な行動が明確になります。部下が困難な仕事にチャレンジすることを後押ししたり部下のモチベーションをアップさせたりといった効果も期待できます。
1on1ミーティングの具体的な進め方
ステップ１：1on1ミーティングの目的を決めて部下に伝える
唐突に部下に対して1on1ミーティングやるとだけ伝えても部下のほうは何をどこまで話したらよいのか、あまり本音を話してしまうと自分の評価が下がるのではないかと不安に感じることでしょう。1on1ミーティングは部下を管理するためのものではなく、部下自身の成長を手助けするためのものだということをきちんと伝えましょう。
部下の中には1on1ミーティングに消極的なメンバーがいるかもしれません。1on1ミーティングは短期的な取り組みではありませんので、日常の業務に忙しいメンバーほど嫌がるものです。部下の成長に向けた中長期的な取り組みであり、必ず部下にメリットがあることを伝えてください。
ステップ２：ミーティングを定期スケジュール化する
スポット的につどつどミーティングを開催する形ですと習慣化されず日常の業務を優先してしまいどうしても1on1ミーティングをやらなくなってしまいます。具体的に頻度と時間を決めてスケジューラーに繰り返しスケジュールとして登録してしまいましょう。
ステップ３：1on1ミーティングを実施する
ここまで準備ができたら実際に1on1ミーティングを実施してみましょう。あらためて1on1ミーティングの目的を意識してください。あくまでも目的は部下の成長です。どうしても上司が部下に指示やアドバイスばかりを言ってしまいがち。上司が一方的に話すのではなく、できるだけ傾聴に徹して部下に話をさせるようにしましょう。
仕事を振り返って課題に感じていることやチャレンジしたいことなどあらかじめ質問事項を決めておくのもよいです。
ステップ４：部下との信頼関係をつくる
1on1ミーティングでは部下に自分のことを正直に話してもうらう必要がありますが、いきなり本音を語る部下はいません。上司との信頼関係が重要なポイントです。日常的なコミュニケーションが不足しているチームでは部下は上司に本音を言いづらいもの。上司の側はあまり自分の話や指示、説教などはせず部下の話に耳を傾けてください。とにかく部下の話を聞く姿勢が大事です。
1on1ミーティングに最適なワークブース
テレワークが普及して来ていますが出社してオフィスで1on1ミーティングをするケースがあると思います。そんなときにオススメなのがオカムラの「SnowHut（スノーハット）」です。
弊社も先日導入しました！
■選定のポイント
- 適度な距離感がつくれる。
⇒ある程度相手との距離が近いとコミュニケーションが活発化します。 - 透明なガラスで外部から視認できる。
⇒1on1はハラスメント等の問題を外からチェックすることができます。 - 遮音性が高い。
⇒外の雑音を遮ることができるのでミーティングに集中できます。 - 機密性が高い。
⇒中からの音漏れを防ぎ、プライバシーに関わる会話でも安心です。
これまでは6～8名でつかう普通の会議室で1on1ミーティングをおこなっていましたが、このオカムラ「SnowHut」を導入しつかってみたところ1on1ミーティングでいつもより活発な対話ができました。適度な距離とガラスによる圧迫感の軽減が効果的だったのだと思います。
1on1ミーティングの進め方やオカムラの「SnowHut」についてなど、お気軽にお問合せください。
Web会議用ルームとしても活用できる「集中ブース」
集中ブースとはその名の通り「集中して作業に取り組むためのオフィス空間」であり、誰にも邪魔されず作業に取り組みたい、静かなスペースで電話やWeb商談を行いたい、といった社員のニーズに応えたパーソナルスペースのことです。