「最近大切にしている貴重な本(冊子)の劣化が気になる」
でも、「スキャンして電子化したいけど読み取る際に傷めたくない(裁断したくない)」
といったことはよくあります。
実は大切な書籍等を裁断、分解したり、ガラス面に強く押し付けたりしないでも綺麗にスキャンし、電子化する方法があります。
ここでは、書籍等を傷つけずにスキャンする方法『非破壊スキャン』について紹介し、スキャナーの種類はもちろん、業務代行の依頼先とその際の注意点についても詳しく解説します。
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非破壊スキャンと裁断スキャンの違い
スキャンの方法には、書籍等を一切裁断・分解しなくてもよい非破壊スキャンと書籍等を裁断・分解しておこなう裁断スキャンの2種類があります。
ここでは、非破壊スキャンと裁断スキャンの特徴や違いについて詳しくお伝えします。
｜非破壊スキャンの特徴
書籍や論文、記事、図面などをスキャンして電子化できると、保管スペースの確保や情報の共有、永久保存、情報の再利用など今まで以上に活用の幅が広がります。
ただ、スキャンするために原本を解体し裁断することに抵抗を感じる方も多くいるのではないでしょうか。
非破壊スキャンは、文字通り破壊せずスキャンする方法です。つまり、原本を一切傷つけず、元の状態を保ったままデジタル化できます。
大切な書物だからこそスキャンしたい、だけどスキャンのために破壊はしたくないという人にとって非破壊スキャンは非常に便利で役に立つ方法です。
いっぽうで非破壊スキャンは、連続に給紙するような通常のスキャナーとは異なる機能を持つ専用のスキャナーが必要になります。
“非破壊スキャンに最適”な高い性能が必要となるため、機材の値段も高額で手軽に入手できるものではありません。
また、経年劣化が進み激しく傷んだ書籍など、状態によっては想像していた仕上がりにはならない可能性もあることを理解しておくとよいでしょう。
｜裁断スキャン(破壊スキャン)の特徴
裁断スキャン(破壊スキャン)は、書籍等を裁断・解体する必要がありますが、一枚ごと平面でのスキャンを行うことで仕上がりが良くなります。
また、裁断した紙を流し込むタイプのスキャナーを利用すれば一度に数千ページを高速スキャンすることができ、非破壊スキャンよりはるかに時間短縮できます。
高品質かつ短時間でスキャンできるうえに、非破壊スキャンと比べ費用を抑えることができまのも特徴の一つです。
裁断スキャンは、裁断・解体が前提ということが大きなデメリットになるかもしれません。書籍は元の状態に戻らないため、数少ない貴重な書物、思い出の本など残しておかなければならものは、裁断スキャンは不向きといえるでしょう。
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非破壊スキャンに用いるスキャナーの種類
非破壊スキャンに用いるスキャナーにはいくつか種類があります。代表的なものを下記にご紹介します。
｜オーバーヘッド型スキャナーの特徴
裁断や解体を必要としない非破壊スキャンに用いるスキャナーとして最近注目を集めるのがオーバーヘッド型スキャナーです。
一般的なスキャナー（コンビニにある複合機）では、ふたを開き、本や雑誌をひっくり返して押し付け、ふたを閉じて印刷するといった面倒な作業の繰り返しがありますが、オーバーヘッド型スキャナーでは、上からガラスで抑えるだけなので、女性でも比較的容易に、そして一般的なスキャナよりきれいにスキャンが可能です。
平置きにした本や原稿を上部のヘッドでスキャンする方式であり、本を動かさず本の頁をめくるだけで固定位置でスキャンできるといったメリットがあります。
またスキャン後に発生しがちな「歪み」「傾き」はソフトが自動補正してくれる機能がついていたりします。
ただ、通常のスキャナーよりも性能が良いがゆえに価格は高い傾向にあります。一般的にも購入できますが個人用というよりも業務用の金額設定となっています。
｜フラッドヘッド型スキャナーの特徴
一般的なスキャナーといえばフラッドヘッド型スキャナーではないでしょうか。
会社などで使用しているコピー機と同じような構造で、ガラス面に本や雑誌などを伏せて、下から光を当てながら読み取る方式のスキャナーです。コンビニにも設置されており、馴染みがあって使いやすいスキャナーです。
フラッドヘッド型スキャナーは、本や雑誌、原稿を固定し光を完全に遮ることができるためスキャンの精度が高く、繊細な色の表現に強いのが特徴とされています。精度が高い写真などのスキャンには最適です。
1度に1枚ずつしか読み込めないので、書籍のデータ化や書類のペーパーレスなど大量にスキャンしたい場合には不向きといえるでしょう。
非破壊スキャン代行の依頼先
結論から言うと、断裁せず電子データ化する非破壊スキャンは、スキャンサービスの専業企業に依頼するのが一番です。ただ、スキャンサービス専業企業をネット検索すると複数ヒットし、いざお願いしたいと思っても、どこにお願いしたらいいのか迷うこともあるでしょう。
そんな時は、業者選びに失敗しないためにも普段からお付き合いのある印刷会社やBPO企業に仲介してもらうという選択肢もあります。下記に3つの依頼先について紹介します。
｜印刷会社
社内紙や広報誌をはじめとした冊子を定期的に制作・発行している企業であれば、普段からお付き合いのある印刷会社に相談してみるのは良い方法です。
印刷会社はスキャンサービス専業企業との信頼関係を構築している可能性が高く、優良会社を紹介してくれる可能性があります。
｜BPO(外部委託)企業
経理や総務、人事などバックオフィス部門を外部委託している場合は、出入りするBPO企業に問い合わせてみるのも良いでしょう。
多くのBPO企業では契約書や業務資料などの電子化案件に携わった実績を持っていることも多く、スキャンサービス専業企業と深く良好な関係を築いている可能性があるため評判の良い企業を紹介してくれるかもしれません。
｜スキャンサービス専業企業
印刷会社やBPO企業との直接的なお付き合いがなければ、自分でスキャンサービス専業企業を探す必要があります。
業者の選定や複数社の見積もりを得る手間がかかるため大変ではありますが、スキャンサービス専業企業に直接相談できるので、条件や要望を伝えやすく、電子化の仕様や費用について率直な意見をもらうことができます。また、仲介者がいないため、仲介手数料等は一切発生しないので費用を抑えることができます。
ただ、スキャンサービス専業企業の中でもいい会社を見極めることができるかどうかが重要となります。
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非破壊スキャンの代行を依頼するときの注意点
非破壊スキャンの代行を依頼するときは特に注意しておきたいポイントがあります。
｜期待したデータが得られない
条件や要望、不安や心配事などが正確に伝わらず、期待通りの仕上がりではなかったというケースは多くあります。
期待している内容を正確に伝える工夫はもちろん、営業担当者の理解度や認識にズレがないかをできれば複数回確認し、最終的には要望が実現可能なのか無理なのかをしっかり協議してから進めることが大切です。
｜見積もりだけ送られ、説明がない
基本的にスキャンサービス専業企業が見積もりを提示する際には、想定条件が盛り込まれています。想定条件が見積もりの根拠でもあるため、見積もりに対しての説明は必須といえるでしょう。
見積もりを依頼しても、見積もりが送られてくるだけで、納得のいく説明が全くなかったり、ひどい場合は、想定条件や根拠も提示されない概算見積もりだけが送られてきたりする場合もあるので注意が必要です。
スキャンサービスの依頼で失敗しないためのポイントは、こちらのコラムで解説していますので、お時間のある方はお目通しください。
まとめ
昨今、働き方改革を進めるうえで業務効率化は欠かせないテーマとなっています。
「紙の電子化」は働き方改革における具体策の一つとして重要な位置づけにあり、スキャンサービスは、数ある資料の電子化移行をサポートしてくれる強い味方です。
自前でもスキャン作業は可能ですが、時間も手間もかかり、仕上がりも十分とはいえないものばかりです。また高額なスキャナーを使ってもクオリティがあがるわけではなく、プロのスキャンサービス会社を活用することが合理的といえるでしょう。
雲紙舎は、OCR・スキャン専門会社です。2,000件以上の実績と多くの喜びの声をいただいており、紙の電子化について検討する予定がありましたらお気軽にご相談ください。
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