この記事はこんな方にオススメ
マルチタスクを管理したい
- マルチタスクをこなすためには、自分の記憶力や小さい画面のスマホに頼らない
- メモ帳を利用
- メモ帳にメモしないタスクは、忘れたも同然
というわたしの仕事でのメモ帳の利用方法
をご紹介します。
でもタスクが多いため、わたしの記憶力や、小さい画面のスマホで管理するのは大変です。
そんな時にはメモ帳の力を借りた方がずっと簡単で確実にタスクを管理できます。
もちろん仕事内容によって、覚えたりスマホだけで管理されている方も多いと思います。
もし自分の記憶力やスマホだけでタスクを管理できていない、もっと管理したいと思っている方がいらっしゃったら、昔ながらのメモ帳を利用するのがオススメです。
大事なことは、
- スマートさ、格好良さにとらわれないこと
- もっと大事なタスクを終わらせるためにどうしたらいいかを考えるという、「目的が何か」を考えること
ではないでしょうか。
仕事中のわたしのポケットの中身
仕事中には白衣のポケットに、
- 聴診器
- ゴーグル
のほかに、スマホとメモ帳、ハンコを携帯しています。
- スマホはスケジュール管理と、会議などの予定の時間になると教えてくれる「リマインド機能」
- メモ帳は、タスク管理
に使っています。
リマインド機能はスマホならではの、とても助かる機能です。
タスク管理も、スマホで管理したことがありますが、
- タスクが多い
- タスクの追加が随時ある
- 全体を見渡して優先度を考える
場合には、やっぱり昔ながらのメモ帳が便利です。
仕事はマルチタスク
みなさんの仕事も往々にしてマルチタスクかもしれませんが、わたしの仕事もマルチタスク。
要領よくタスクをこなしていかないと、なかなか終わりません。
わたしの場合、
- 10～20個の複数のタスクがあります。
- 仕事中には報告・依頼・確認の電話が入り、タスクが急に追加となることもしばしば。
- 一つひとつのタスクについては、「期限まで」に（〇〇月△△日までに）、「忘れないように」終わらせる必要があります。
忘れてしまうと周囲に迷惑がかかります。
- いったん迷惑をかけると、そのタスクに最優先で取り組む結果、自分自身の他のタスクは軒並み足踏み状態になります。
- その状況では、仕事の流れを自分でコントロールできなくなり、要領よく仕事を終わらせることができなくなります。
マルチタスクを一つひとつ「期限までに」「漏れなく」終わらせるために
わたしの場合は、
マルチタスクの管理のためにメモ帳を活用しています。
- タスクはメモ帳に書く。
- 頭の中で覚えようとしない。
- スマホでの管理が難しいときには、メモ帳で一覧管理する。
というのが、基本的ですが王道で確実な方法です。
- もしメモに書かなければかなりの確率で忘れる
- たとえ8割覚えていても、残り2割を忘れるというのは大きな損失、迷惑になる
という理由です。
そのため、メモ帳にタスクを書き込むか書き込まないかは大きな違いです。
- 格好よく「頭の中で覚えるぞ！」と思っていると、しっぺ返しにあいます。
- それに頭の中に覚えていても、何の得にもなりません。
ましてやマルチタスクでは、次から次へと集中するモノ・コトが変わっていきますから、忘れやすいのです。
記憶力は当てになりません。
わたしの心の中では、
でも割り切ってメモ帳を使っています。
iPadは
- ポケットに入りませんし、時間をとってiPadを開く余裕がありません。
- 持ち運びや置忘れにリスクがあります。仕事上、あちこちのフロアを行ったり来たりするからです。
- 仮にポケットに入ったとしても、他の物にぶつけて故障の原因になっては大変。
スマホでは
- マルチタスクを管理できません。
- スマホは小さいため、10～20個あるマルチタスクの一覧性に乏しいからです。
つまり一覧性と機動性の面で、メモ帳は古典的ですがとても信頼できる自分のハードディスクみたいなものです。
ものごとにとらわれない
でもそれ以上に、仕事をきちんと、予定通りに終わらせることが最優先です。
大事なことは、目的を考え、ものごと（目先のこと）にとらわれないことだと思います。
格好いいことやミニマリストには憧れますが特にわたしの場合には、モノを極力減らすことが目的ではありません。
わたしの仕事の場合には、
- 目的はタスクをしっかり終わらせること。
- スマートに仕事をするのは二の次です。
自分の記憶力やスマホ一つですべてのことに取り組むことができなければ、無理せずに他の物を利用する。
それにポケットにスマホとちょっとしたメモ帳程度なら、まぁ、いいんじゃないでしょうか。
メモ帳がどんどん増えてしまうため、メモ帳をもつわたしのささやかな抵抗として、メモ帳の内容は
- 今後見ない情報となったらそのページは破って捨てる
- 見るなら、PCのファイルに大事なところだけ転記して捨てる
ようにしています。
さいごに
- マルチタスクをこなすためには、無理して自分の記憶力や小さい画面のスマホに頼らない
- メモ帳を利用
- メモ帳にメモしないタスクは、忘れたも同然
というわたしの仕事でのメモ帳の利用方法をご紹介しました。
格好良さなどの目先のことにとらわれず、タスクを徹底して管理するという目的を考える。
そのためには、メモ帳は古典的ですが、とても優秀なツールです。
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