みなさんはメールを使っていますか？
少なくともいくつかのメールアドレスは持っているはずです。
普段メールでやりとりをしていても、学校でルールを学ぶわけではないため、だんだんと慣れるにつれて自己流の作法を身につけてきた方が多いのではないでしょうか。
藤田英時さんの本「メール文章力の基本 大事だけど、だれも教えてくれない77のルール」
をご紹介します。
藤田さんの長年の経験とメールについてのアンケートの結果をもとに、メールでやり取りする際の77個のルールを教えてくれる本です。
多くは知っていても、意外と知らないルールがあります。
77個のルールが紹介されていますが、この本を読むとわかるのはそれ以上のこと。
ルールの概要は
- 正確な情報をやりとりする
- 簡潔に分かりやすい文書、内容、レイアウトにする
ということ。
さらにその根底にある考えは、
メールをやり取りする相手の時間を大事にすること、相手に失礼がないことでしょう。
この本を読むと、紹介されている77のルールとともに、これらの基本的な原則を知ることができます。
藤田英時さんのプロフィール
著者：藤田 英時（ふじた えいじ）
- 米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻
- 西南学院大学文学部外国語学科英語学専攻
- 英語、コンピューター、インターネット分野で活躍するジャーナリスト
- 海外企業の翻訳、欧米視察のコーディネーターを勤めたことも
- 初回受験で英検1級、TOEIC 950点
海外も含めてメールでのやり取りをこれまで数多くこなしてきた著者が、自分の経験とともにアンケート結果も参考にしてまとめたのが本書です。
本書の概要
著者が長年メールでやり取りした経験とともに、アンケート結果ももとにして、メールの基本を教えてくれます。
ここでは全てはご紹介しませんが、
- 「させていただきます」は「いたします」に修正する
- 開封要求をつけて送信するのは控える
- 短いメールでも、丁寧な表現を
- 返信は24時間以内に
- やりとりは1往復半で終わるよう心がける
をはじめとした77つのルールです。
基本的なルールの紹介が多いため、すでに知っているルールが大半です。
時代とともにルールは変化しますが、基本的なルールは同じです。
本書の参考になった点
すでに知っていることが多くても読む価値あり
この本を読むと、8～9割は知っていることかもしれません。
でも、
- 自己流でこれまで経験で取得した知識を再確認し、自信を持てる
- 普段よく使うメールについての本であり、知らないことが1～2割でもあれば、それだけで十分な価値になる
ため、この本に書けるコストは早々に、十分に取り戻せます。
また知っていることが多いため、あっという間に読み終えてしまいます。
短時間で価値のある情報を得ることができるという意味で、この本を一度読むメリットは十分にあると思っています。
わたしの周りでの経験
その1：
わたしの経験ですが、まれに開封確認を求めるメールが届きます。
- 機械的なそっけない、でも一方的な要求のような気がします。
- そのためこれまで、自己流で、開封確認は拒否したうえで、返信のメールを書いてきました。
この本では
「開封確認要求」をつけて送信してくる
を避けるべきルールとして紹介されていましたので、共通した感覚なことがわかって少し安心しました。
その2：
送信した人に無断で、受け取ったメールをみんなに転送する上司が時にいます。
という内容です。
上司と部下の関係で、上司が部下にあまり気を使っていなかったのかもしれませんが、
自分が上司に送ったメールを、自分に無断で転送された部下はプンプン（！）でした。
その3：
上司から、簡潔なメールが届きます。
それは普通ですが、丁寧さがまったく感じられないそっけないメールの文面のことがあります。
上司と部下の関係で、上司から決して失礼なことはされていないにしても、将来的に上司の統率力に影響する潜在的なリスクになると思っています。
その4：
上司が添付ファイルを毎日のように転送してくる職場もありました。
多くの人がその添付ファイルを開いて確認すると、莫大な職場の人々の時間を浪費する原因になります。
そのうち、実際はファイルは開かれないようになっていきました。
メールで大事なことは何でしょうか【ルールも大事ですが】
メールで大事なことは、大事な情報を分かりやすく誤解のないようにやり取りすること。
そしてメールでのやりとりは、自分の時間を使うのはもちろんですが、逆に相手の大事な時間を使わせてもらっているのを忘れないこと。
わたし自身も、肝に銘じておきたいと思います。
逆に、多少文面がおかしくても、根本的なマナーを守っていればそれほど神経質になる必要はないのかもしれません。
藤田英時さんのその他の著書
さいごに
藤田英時さんの本「メール文章力の基本 大事だけど、だれも教えてくれない77のルール」
をご紹介しました。
経験に頼って我流でメールを書いてきた方が多いと思いますが、その我流に自信が持てます。
もし知らないことがあれば、普段のメールに即生かすことができます。
この記事がみなさんに少しでもお役に立てるとうれしいです。
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