経理や納税手続きのデジタル化を進めるため、書類の電子保存のルールなどを定めた「電子帳簿保存法（電帳法）」が改正され、2022年1月から施行される。当初予定された電子保存の義務化は2年間猶予されたものの、制度全体への理解が不十分で、施行後の混乱は避けられそうもない。改正法はオフィスのデジタル化を後押しするが、生産性の向上につなげるには課題もあり、外部の補完サービスの活用なども必要だ。
改正法は請求書や領収書を電子保存しやすくするためのもので、これまで必要だった税務署への申請などが簡素化される。台紙に貼り付けて経理部へ提出していた紙の領収書は不要となり、スマートフォンで撮影したりスキャンしたりした画像データで保管すればよくなる。
一方で、電子発行された領収書などは電子保存しなければならなくなる。電子データを破棄してしまうと、紙に印刷した領収書は経費として認められなくなるなどの注意も必要だ。
改正法の施行は迫っているが、経理システム改修のコスト負担も大きく、一部の中小企業では請求書や領収書を紙で発行するよう取引先に依頼するなど、デジタル化に逆行するような動きも出ている。企業が電子保存をやめると、社員がインターネット通販で物品を買ったり、予約サイトで新幹線や飛行機のチケットを購入したりしても、紙の領収書を発行してもらわなければならず、便利なネットサービスが使いづらくなる。
電子保存の義務化は、改正法の認知が進んでいないことなどから、2年間の猶予が決まった。ただ、新型コロナウイルス禍でテレワークが浸透するなど、デジタル化は着実に進んでおり、書類の電子保存は避けて通れない。
改正法では申請側は書類を画像データとして保存すれば済むが、支払い業務を行う経理側は数値を入力しなければならず、「紙が画像に変わっただけで、担当者の負担軽減にはつながらない」との声も上がる。
実際に業務を効率化していくためには課題もあり、制度を補完するようなサービスなどが不可欠。経理システムを手掛けるラクスは、画像データから文字や数字を自動で読み取ってデータ化するサービスを開発した。支払い業務とも連携しており、こうした利便性を高めるサービスを取り入れていくことも必要だ。（高木克聡）