Zoomでのミーティング中、データを共有したり、スケジュールを確認したりするときには、Zoom画面とほかのアプリを行ったり来たりしなければなりません。それにより生じるタイムロスや手間を省くのに利用したいのがZappsという機能です。Zappsとはどういうものなのか、どう設定するのかを見ていきましょう。
Zappsとはどういうもの？
ZappsはZoom Appsの略で、Zoom画面からサードパーティのアプリを使用できる機能。2020年10月にリリースされた時点では35点のアプリが登録されていましたが、2021年11月現在、67点になり、今後さらに連携できるアプリは増えるとみられています。
登録されているアプリは、ストレージのDropbox Spaces、Box app for Zoom、プロジェクト・タスクツールのAsana App for Zoom、ホワイトボードツールのMiroなどをはじめ、ゲームまでさまざまなものが揃っています。
以下は、ミーティング中に「Asana Apps」というプロジェクト・タスクツールを立ち上げた画面です。このように、Zoomのミーティング画面内にZappsのアプリ画面が表示されます。詳しくは後述しますが、アプリ画面とミーティング画面の比率は変えられます。
Zappsの使い方
まず、ZoomのZappsのページにアクセスし、「すべてのアプリを表示」をクリックして次のページに進むとZapps連携アプリ一覧が表示されます。
https://explore.zoom.us/docs/jp-jp/zoom-apps.html
ここでは、例としてTimerと連携します。
- 一覧から「Timer」をクリックし、「Timer」のページを開きます。
- 「Visit Site to Install」をクリックし、インストールページを開きます。
- 「Allow this app to use my shared access permissions.」をチェックし、「Authorize」をクリックします。
以上で、Timerがインストールされました。
通常通りミーティングを開催すれば、Zoomミーティング画面にTimerが表示されます。
アプリによっては、登録が求められますのでその場合はサインアップしてください。
ミーティング中に新たなアプリを連携することも可能です。「アプリ」画面で「Discover」を選択すると、Zappsのアプリが表示されます。ここから必要なアプリをクリックして設定します。
この「アプリ」画面が表示されていない場合は、ミーティング画面下の「アプリ」をクリックします。
ミーティング中に、表示させるアプリを切り替えるときは、「My Apps」をクリックし、表示されたアプリから選択します。
アプリを表示させると、上部に「画面共有」「招待」「表示」と表示されます。
- 画面共有：ミーティング相手にアプリの画面を共有します。共有するまでは、自分の画面にのみアプリが表示された状態になります。
- 招待：参加者に同じアプリのインストールを勧めるときに使用します。
- 表示：アプリ画面を広げたいときにクリックします。アプリ画面を広げると「表示」は「非表示」に変わります。アプリ画面を狭くするときにクリックします。
Zappsで注目のアプリは？
Zappsに登録されているアプリの中から、ミーティングに役立つものをピックアップしてご紹介します。なお、いずれも英語版ですが、日本語の入力はできますので心配は要りません。
- Dropbox spaces
ストレージアプリです。ミーティング中に資料の授受ができるほか、Dropboxに収めたWordやPowerPointなどのファイルを開いて編集が行えます。また、ミーティングの録画ファイルもDropboxに収納できるため簡単に共有できます。
- Box app for Zoom
Dropbox同様、ストレージアプリです。機能的に大きな違いはないので、DropboxとBoxのどちらを入れるかは、協業する企業に合わせるといいでしょう。
- Asana App for Zoom
プロジェクトやタスクを管理するツールです。タスクの期限や担当者、マイルストーンなどを視覚的に管理できます。通常業務でもAsanaを利用していれば、ミーティング時の進捗確認などに便利です。
- Miro
オンラインで使えるホワイトボード機能です。Zoomにもホワイトボード機能はありますが、Miroのほうが高機能です。豊富なテンプレートが用意されていて、ガントチャートやフローチャートなども楽に作成可能。もちろん手書きでの入力もできます。
- Lucidspark Whiteboard
こちらもホワイトボード機能です。メモした付箋をホワイトボードに貼っていくという作業がオンライン上でできます。
- Hive Notes
事前に作成したミーティングのアジェンダや議事録をリアルタイムで共有できるオンラインノートです。Hive用のアカウントを作らなくても使えます。
- Dot Collector
ミーティング中に参加者からフィードバックを受け取る機能です。質問に対する回答は、Yes/No、複数回答、フリー回答から選択します。選択式の質問で回答が得られると、グラフで表示されます。多数決で決議するときなどに役立ちます。
- Kahoot!
クイズアプリです。4択クイズなどをZoom画面の中で行います。研修中の業務理解度チェックなどさまざまなシーンで活用できます。
まとめ
・Zappsは、Zoomとサードパーティアプリをシームレスに使える機能
・ミーティング中のファイルの授受や情報共有が簡単に
・ストレージアプリやホワイトボードツールなどがおすすめ
紙を使わない会議をしよう！ ペーパーレス会議とは
コロナ禍でオンライン会議が増えていく中で、紙を使用しないペーパーレス会議への注目が高まっています。
時間がかかる議事録作成をZMEETINGで効率化しよう！ZOOMのWEB会議でも大活躍！
オンライン/オンラインを問わず、会議の議事録作成はとても時間のかかる作業です。会議の内容をテキスト化してまとめるには、会議時間の1.5倍から2倍の時間がかかると言われています。